El avance tecnológico ha revolucionado la forma en que llevamos a cabo muchas de nuestras actividades diarias, incluida la forma en que firmamos contratos. «Firmar contratos online» ha emergido como una solución eficiente y segura para agilizar procesos, reducir costos y maximizar la conveniencia. A continuación, te guiamos por los pasos y beneficios de esta innovadora práctica.
1. ¿Qué significa firmar contratos online?
Firmar contratos online implica utilizar una firma electrónica o digital para autenticar un documento en lugar de una firma manuscrita.
La firma electrónica es un símbolo o proceso electrónico que una persona adopta o acepta con la intención de firmar un documento.
2. Beneficios de firmar contratos online
- Eficiencia: Reduces la necesidad de imprimir, enviar por correo, escanear o almacenar físicamente los contratos.
- Accesibilidad: Puedes firmar desde cualquier lugar, solo necesitas una conexión a Internet.
- Seguridad: Las plataformas de firma electrónica suelen contar con medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos.
- Verificabilidad: Se pueden rastrear y verificar las firmas electrónicas, ofreciendo un registro detallado del proceso de firma.
3. Elegir la herramienta adecuada
Existen múltiples plataformas como DocuSign, Adobe Sign, y otras que facilitan el proceso de firmar contratos online.
Las principales plataformas han sido desarrolladas en USA, donde las directivas de protección de datos personales son más ligeras que en Europa. Es esencial investigar y elegir una plataforma que sea reconocida, segura y que cumpla con las regulaciones legales de tu país.
firmar.online contempla los más altos estándares de seguridad y privacidad de acuerdo a la normativa europea eIDAS
4. Crear y preparar el contrato
Antes de enviarlo para firmar, redacta el contrato de manera clara. Muchas herramientas online permiten subir el contrato y añadir campos específicos donde se requieran las firmas y fechas. Ten en cuenta que las soluciones que permiten modificar el documento no salvaguardan el contenido del mismo.
5. Enviar el contrato para firma
Una vez que el contrato esté listo, puedes enviarlo a la otra parte usando la herramienta de firma electrónica. El destinatario recibirá un enlace o notificación para firmar.
6. Firmar el contrato
La otra parte abrirá el contrato y procederá a firmar en los campos designados. Una vez firmado, ambas partes suelen recibir una copia del contrato firmado.
7. Almacenamiento y seguimiento
Una ventaja de firmar contratos online es que se pueden almacenar electrónicamente. Estas herramientas ofrecen opciones para rastrear el estado de tus documentos y enviar recordatorios si es necesario.
8. Aspectos legales
En muchos países, las firmas electrónicas tienen el mismo valor legal que las firmas manuscritas. Sin embargo, es vital estar informado sobre las regulaciones de tu jurisdicción y asegurarte de que cumple con los requisitos legales.
9. Consideraciones de seguridad
Asegúrate de utilizar plataformas de confianza que ofrezcan cifrado de extremo a extremo, autenticación de dos factores y otras medidas de seguridad para proteger la integridad de tus contratos.
Conclusión
Firmar contratos online no solo es una tendencia moderna sino una herramienta esencial en el mundo digital de hoy. Simplifica procesos, ahorra tiempo y reduce costos. Siguiendo los pasos y consideraciones mencionadas anteriormente, podrás implementar esta práctica de manera efectiva y segura en tu negocio o actividades diarias.
Nota: Este artículo tiene un enfoque general y es recomendable consultar con expertos legales sobre la firma electrónica en tu jurisdicción específica.
Para acceder al Reglamento eIDAS, visita el sitio oficial de EUR-Lex, que es el repositorio oficial de la legislación de la Unión Europea. Usa la función de búsqueda para buscar «Reglamento (UE) nº 910/2014» o «eIDAS». Obtendrás este link: pulsa aquí
