La firma digital de documentos aporta grandes beneficios. Más cuanto mayor sea la cantidad de documentos físicos que la organización mueve a diario.
La firma digital es un gran salto en la transformación de las organizaciones. Allana el camino hacia un futuro sin papel y permite que los procesos de negocio sean más eficientes. Aumentarán la eficiencia y productividad, lo que le permitirá ahorrar tiempo y dinero.
A nivel tecnológico, la firma digital es un algoritmo matemático que permite demostrar la autenticidad de documentos digitales. Le permite firmar un documento electrónicamente y validar al firmante (saber más). A menudo la firma digital manuscrita se compara con las huellas dactilares porque contienen un conjunto único de datos biométricos que se utilizan con fines de identificación.
Los beneficios de las firmas digitales hacen que más oficinas y empresas las elijan para hacer que su lugar de trabajo sea más eficiente y seguro. Los sistemas de gestión de documentos digitales pueden ayudar a su organización a ahorrar tiempo, dinero y espacio, proporcionando mayor seguridad al mismo tiempo que mejoran la productividad y reducen el papeleo.
En este artículo enumeramos algunos de los beneficios generales de la implementación y uso de este tipo de firmas, sin embargo, cada empresa u organización puede encontrar sus propios beneficios particulares considerando sus necesidades, su presupuesto y la capacidad del sistema para adaptarse a ellas.
firmar.online es una plataforma que permite a diversas industrias agilizar, organizar y evaluar el trabajo de su personal de campo gracias a formularios en línea que proporcionan indicadores en tiempo real 100% adaptables a cualquier campo.
Estas son cinco razones importantes por las que utilizar la firma digital es una buena idea para su negocio:
Entrega rápida, en cualquier lugar
Los empleados de las empresas que utilizan papel y firmas tradicionales se ven obligados a realizar muchos pasos para imprimir, firmar y devolver un documento recibido por correo electrónico.
Un sistema totalmente digital que es más rápido y económico. firmar.online le permite firmar cualquier tipo de documentos y contratos con un clic de un botón. Como resultado, ahorra tiempo al reemplazar el proceso de aprobación en papel por el proceso electrónico.
Los documentos electrónicos se pueden firmar casi instantáneamente, desde cualquier lugar utilizando una tableta, teléfono o un puesto fijo PC.
Ahorro de costes
La transformación digital supone un esfuerzo, pero, permite escalar el negocio y ahorrar dinero.
La firma digital hace innecesario enviar documentos en papel. Los costos asociados a la impresión y envío se reducen. Pero esto es lo de menos. Mucho más importante es el tiempo que destinan las Personas al trasiego del papel.
También se ahorra en otros costos indirectos como archivo y custodia de documentos. La búsqueda de documentos en papel. La necesidad de volver a rellenar los datos y, por supuesto, en los gastos relacionados con el procesamiento de archivos confidenciales.
La firma digital también ayudará a reducir el impacto medio-ambiental como consecuencia de la drástica reducción del papel que utilizará su organización.
Eficiencia del flujo de trabajo
La firma digital garantiza una mayor eficiencia en el flujo de trabajo reduciendo considerablemente las demoras.
Administrar y rastrear documentos es más fácil y rápido que en papel.
Los procesos en papel suelen tardar meses desde que se solicita un documento hasta que se recibe. Con la firma digital, en documento electrónico, se pueden realizar en un tiempo considerablemente menor.
Los documentos electrónicos facilitan la organización de la información y su acceso, porque no hay papeles físicos para examinar. Buscar en documentos digitales es más fácil y rápido que buscar en documentos en papel almacenados en archivadores o cajas.
Otro beneficio es que podrá realizar un mejor seguimiento de los documentos. firmar.online incluso envía un correo electrónico de recordatorio a los firmantes que aún han firmado un documento.
Mayor seguridad. Menor fraude.
La firma digital reduce el riesgo de duplicación o alteración del documento en sí. Asegura que los documentos no se modifiquen porque cada una de ellas está protegida con un sello a prueba de manipulaciones, que le advierte si alguna parte del documento se ha cambiado después de la firma.
Los firmantes pueden recibir un PIN, contraseña y códigos que pueden autenticar y verificar su identidad y aprobar sus firmas.
El cifrado digital y los registros de auditoría de trazabilidad mantienen su firma segura, protegiendo a su organización contra el fraude y manteniendo su información segura.
Espacio de almacenamiento
Los archivos digitales se almacenan en servidores virtuales conectados a la red de TI o en la nube. Las organizaciones ya no necesitan mantener espacios de almacenamiento llenos de archivos en papel y su oficina puede tener más espacio disponible para aspectos más relevantes
Los documentos físicos ocupan mucho espacio y aumentan el uso de papel, lo que no se recomienda por su impacto ambiental.
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