Estas son las principales mejoras que se incorporan en esta versión
Multiusuario
La funcionalidad multi-usuario permite que varios usuarios consuman créditos del mismo paquete. Por ejemplo, cuando una empresa contrata un paquete de 10.000 firmas que se quiere distribuir entre tres departamentos.
Cada usuario podrá ver exclusivamente sus documentos. Es decir, el usuario A no puede ver los documentos del usuario B (ni viceversa). Esto aplica tanto a los documentos enviados de forma manual desde la webApp como de forma automática desde API REST.
Todos los usuarios comparten el consumo de créditos y la definición de flujos de proceso.
¿Cómo se activa el multiusuario?
El usuario principal encontrará en su zona de ajustes (perfil) un botón en el que puede invitar a otros usuarios. El usuario invitado recibirá un mail con el que confirma el alta en firmar.online y se asocian las cuentas.
Cada usuario podrá gestionar sus propios documentos desde la WebApp.
En el caso del API REST, los documentos se asocian a cada usuario por medio de su API KEY.
Personalización de notificaciones por mail
Hasta ahora, se podía personalizar las notificaciones enviadas por eMail: el nombre del emisor, la dirección de email «reply-to», una imagen de cabecera, el asunto del mail y el cuerpo del mensaje.
Se envían 7 tipos de notificaciones por mail: Nuevo documento a firmar, recordatorio de documento, el documento se ha firmado correctamente, vencimiento del plazo para la firma, cancelación, uno de los firmantes ha rechazado la firma del documento. También el mensaje de «notificación» cuando el receptor no debe firmar el documento sino que sólo recibe una copia.
La versión actual de personalización de correos permite también incorporar un pie de página, compuesto por una imagen y un texto común a los siete mensajes anteriores.
¿Cómo se personalizan las notificaciones por mail?
Igual que en las versiones anteriores, las notificaciones se personalizan desde la configuración de flujos de proceso de firma remota.
Personalización de notificaciones por SMS
Se incorpora la posibilidad de personalizar el «sender» de los mensajes de texto SMS, con un máximo 11 caracteres y en función de la disponibilidad de cada operadora.
Se envían tres tipos de SMS: cuando se envía un documento a un firmante, cuando se envían contraseñas OTP de un solo uso para la firma del documento y cuando se envían contraseñas OTP para garantizar la autenticación del firmante.
En el caso de los SMS que se envían para la firma del documento, también se permite personalizar el cuerpo del mensaje.
¿Cómo se personalizan las notificaciones por SMS?
Igual que en las versiones anteriores, las notificaciones se personalizan desde la configuración de flujos de proceso de firma remota.
Autenticación de firmantes con DNI
La autenticación de los firmantes es una de las piezas clave en el proceso de firma de documentos electrónicos en el ámbito de la firma remota.
Actualmente firmar.online permite configurar comportamientos diferentes en la fase de autenticación del firmante:
- Autenticación Básica: El firmante visualiza sus datos básicos y los debe aceptar antes de poder leer el documento
- Contraseña de un solo uso OTP: se envia un SMS con una contraseña de un solo uso, con una vigencia de dos minutos, para garantizar que el firmante tiene su teléfono móvil
- Autenticación mediante clave de acceso: Se muestra al firmante una pregunta que mejora las garantías de que es la persona a la que se envía el documento. Por ejemplo, indique los cuatro últimos números de su póliza.
- Autenticación mediante DNI – MRZ: el firmante debe sacar una fotografía a la parte de su DNI donde aparecen las tres líneas MRZ
- Sin autenticación previa: El documento se visualiza directamente sin pasar por ningún paso previo de autenticación. Esto da mayor agilidad al proceso de firma.
El nuevo método de autenticación mediante DNI, solicita al firmante la imagen de su DNI. Mediante un proceso de OCR (reconocimiento de caracteres), firmar.online valida que este documento se corresponda con el numero del DNI del firmante.
¿Cómo se activa la autenticación mediante MRZ?
El método de autenticación seleccionado se configura en los flujos de proceso.
También se permite activar el MRZ en el envío predeterminado de sobres de firma remota.
Otras mejoras de esta versión
Se incorporan mejoras de rendimiento de la plataforma con la finalidad de ofrecer un servicio más rápido y más eficiente. La plataforma firmar.online se mantiene en constante evolución para ofrecer una mejor usabilidad al firmante en el momento de la firma, incluso en momentos de baja cobertura.
Adicionalmente se han incorporado muchas «pequeñas mejoras» en la aplicación web. En este sentido, el objetivo de la aplicación web debe ser dotar al emisor de la máxima flexibilidad posible y el mejor seguimiento para la gestión de sus documentos.
