La firma digital manuscrita se ha convertido en la mejor opción para eliminar el papel, cuando se necesita firmar documentos.
Existen muchas formas de denominarlo: firma digital manuscrita, firma ológrafa verificable, firma biométrica, firma avanzada manuscrita… todas ellas se refieren a firmar un documento electrónico como si fuera un papel. Pero es importante que el documento siga manteniendo garantías probatorias ante un repudio. Además, los últimos avances tecnológicos aportan mayores componentes de seguridad.
La firma digital manuscrita está recogida en la legislación vigente, por tanto, ya no se necesita recoger las firmas en papel en los procesos de negocio: pedidos, contratos, LOPD, visitas, partes de trabajo, partes de mantenimiento…
Firma digital manuscrita: características
Pero no es oro todo lo que reluce. Para que la firma digital manuscrita tenga validez probatoria (aporte la misma seguridad jurídica que la firma en papel) la solución de firma debe tener en cuenta las siguientes características:
- Capturar información biométrica dinámica de la firma: mínimamente la velocidad y aceleración en cada punto de la trazada, la curvatura, el tiempo y otros datos básicos. Además, algunas soluciones permiten capturar la presión ejercida por el bolígrafo y la inclinación del mismo en cada punto.
- Vinculación exclusiva de la información biométrica citada con el contenido, el documento, firmado
- Debe ser absolutamente imposible extraer la firma digital manuscrita de un documento para incrustarla en otros documentos o contenidos
- Poder garantizar que el documento no ha sufrido ninguna alteración posterior al acto de firma. Esto es lo que se suele denominar «integridad del documento» desde que se firmó. Esta garantía la aporta la tecnología de firma digital.
- Autenticidad del origen del documento y vinculación exclusiva con el autor de la firma digital manuscrita (la persona interesada – firmante)
- Exquisita confidencialidad de los datos biométricos, ya que identifican a la Persona y por tanto afectan a la normativa de Protección de datos Personales y GPRD (saber más en Xataca)
- Ante un posible repudio, es decir, que el firmante diga que no ha firmado el documento, la firma digital manuscrita debe aportar la posibilidad de comprobar la firma por el titular y de demostrar la validez de la firma en un proceso litigioso. Para determinados documentos que se deben guardar durante largos periodos de tiempo, se deben mantener en un soporte duradero.
- Por último, un punto muy importante: todas las Personas firmantes deben tener las mismas garantías a la hora de acudir a un proceso arbitral o judicial. Es lo que se denomina la simetría probatoria.
Firma digital manuscrita: principales usos
La firma digital manuscrita se recomienda principalmente para firma presencial de documentos (saber más). Es decir, cuando el interesado se encuentra presencialmente con un responsable de nuestra organización.
Firma digital manuscrita en Puestos fijos
Permite la firma de cualquier tipo de contrato o consentimiento.
Firma en puntos de atención al cliente, como administraciones públicas o entidades financieras.
Firma digital manuscrita en movilidad
Recomendada cuando se debe acudir a casa del interesado.
Por ejemplo, para la fuerza de ventas que quiere sacar máximo provecho a sus visitas cerrando operaciones, inspecciones técnicas
Firma digital manuscrita: recomendaciones
Desde edatalia, empresa matriz de firmar.online, recomendamos tener en cuenta las siguientes consideraciones en el momento de recabar una firma digital manuscrita
- Identificar al firmante mediante DNI, tarjeta sanitaria o cualquier otro documento oficial que acredite la identidad de su portador.
- Realizar una comprobación visual de la firma al objeto de constatar que su morfología es similar a la del documento de identificación.
- Posición y ergonomía: El firmante debe estampar la firma en una postura que le permita realizarla cómodamente evitando dificultades de apoyo de la muñeca, ángulos incorrectos de los brazos, posiciones forzadas, o mal agarre del útil.
- Permitir que el firmante pueda repetir la firma en caso de que se considere necesario o si el firmante no está conforme con la misma.
- Se recomienda recoger datos adicionales a la firma, el nombre, DNI u otros caracteres que ayuden al análisis forense.
- Se deben anotar observaciones respecto al proceso de toma de la firma en caso de estimarse necesario. Por ejemplo cuando se realiza una firma completamente diferente a la del DNI y el firmante dice que la ha cambiado. Puede ocurrir que la posición no sea correcta, que tenga una lesión en el brazo o cualquier otra circunstancia que pueda hacer sospechar de una voluntariedad en la modificación de la firma con intención de negarla con posterioridad.
Firma digital manuscrita: App para disposivos móviles
La firma digital manuscrita se puede capturar en un gran numero de dispositivos. Tanto en dispositivos asociados a puestos fijos PC (normalmente con Sistema Operativo Windows, Mac o Linux) como a dispositivos móviles (prácticamente todos ellos con SO Android e iOS)
Para movilidad, existen decenas de miles de dispositivos diferentes de muchos tamaños. La principal recomendación para maximizar la validez probatoria de la firma sería que el dispositivo permita capturar el mayor volumen de información en el momento de la firma digital manuscrita, como es la presión del pencil y la geolocalización mediante GPS.
En los siguientes enlaces se puede descargar de forma gratuita una de las mejores Apps de firma digital manuscrita. Disponible en las tiendas oficiales de Google Play, App Store para iOS y Huawei
Para puestos fijos, el hardware más utilizado son las tabletas Wacom. edatalia es desarrollador de soluciones para este tipo de dispositivos ya que partner de Wacom desde 2011.
