El Gobierno Vasco, partiendo de la definición de un Modelo de Gestión Documental, y siguiendo posteriormente las directrices del mismo, ha desarrollado e implantado un Sistema Integral de Gestión Documental denominado dokusi – Dokumentu Kudeaketa Sistema Integrala, que se integra con sus infraestructuras de la Plataforma Tecnológica para la e-administración (PLATEA).
El objetivo de dokusi es proporcionar, en todos los niveles de la producción administrativa, la mayor eficiencia y simplicidad de procesos posible, en todas las actividades relacionadas con la gestión de documentos y en todo el ciclo de vida de los mismos: registro, tramitación y archivo.
dokusi contribuye, así pues, de forma muy importante al ahorro de costes y eficiencia administrativa facilitando, homogeneizando e innovando en la gestión de su principal herramienta: el documento.
dokusi es un sistema de gestión de documentos electrónicos y sus metadatos, guardados con criterios de archivo, y gestionable mediante diferentes tecnologías, que da servicio a todos los sistemas de información del Gobierno Vasco que requieren funcionalidades de gestión documental, tanto si estas necesidades derivan de la tramitación, como si no están originadas en un procedimiento
administrativo.
Ámbito
Comunidad Autónoma de Euskadi (Administración general – OO.AA. SS.PP.,…)
Alcance
Todas las funciones de gestión documental necesarias en todos los procesos de la producción administrativa, constituyendo así el backoffice documental del Gobierno Vasco.
Beneficios
Facilitar la ejecución más eficaz de actividades.
– Elimina la necesidad de desplazamientos de personas y documentos.
– Localizar cualquier documento es sencillo gracias a sus capacidades de búsqueda.
– El acceso a los documentos es inmediato.
Ahorro de costes
– No es necesario espacio físico para los documentos.
– El tiempo de gestión de documentos es menor.
– No es necesario mantener copias de documentos, se evita duplicar documentación.
Sustitución del papel
– Previsión de eliminar el 80% del papel en un plazo de 3 años, por medio de:
-Implementación de los servicios de digitalización necesarios.
-Actualización y elaboración de decretos y reglamentos necesarios.
-Gestión del cambio y soporte al cambio organizativo.
Procesos más sostenibles
– No es necesario gestionar documentos en papel, con el consiguiente ahorro del mismo.
– Los documentos se comparten en formato electrónico, evitando en la medida de lo posible, gran cantidad de copias de los mismos y sus consiguientes procesos de fotocopiado y/o impresión.
Aumento de los niveles de interoperabilidad
– Diseño e implantación del documento localizado. Documento con status de copia auténtica, que incluye información sobre sede y localizador (CVE), la cual permite verificar su autenticidad a cualquier ciudadano o entidad externa.
Garantizar la continuidad en caso de catástrofe
– dokusi se encarga de realizar copias de seguridad automáticas de los documentos electrónicos
– Posibilidad de digitalización y almacenamiento de documentos vitales que estén soporte papel
Proporcionar coherencia a la gestión de los técnicos y a la administración del sistema
– dokusi establece criterios homogéneos de gestión documental
– Tipología documental
– Series documentales
– Calendarios de conservación
– Se garantiza el control y la seguridad de acceso a la documentación
– Ofrece estadísticas de uso
Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las
actividades archivísticas, de auditoria y de supervisión. La integración con
dokusi le asegura el cumplimiento de:
– Legislación: Ley 30/1992 del procedimiento administrativo común,
Decretos y órdenes de Archivo, Decreto de Medios Electrónicos,
Informáticos y Telemáticos, Ley Orgánica de Protección de Datos de
Carácter Personal, Ley de Firma electrónica
– Requisitos
– Autenticidad de los documentos electrónicos
– Integridad de los documentos electrónicos
– Valor probatorio de los documentos electrónicos (Autenticidad + Integridad)
– Disponibilidad de los documentos electrónicos (Accesibilidad + Legibilidad)
– Confidencialidad de los documentos electrónicos
Proporcionar protección y apoyo en los litigios
– dokusi establece e implementa los mecanismos necesarios para asegurar la conservación a largo plazo del valor evidencial de los documentos.
– Garantiza el acceso a largo plazo a la documentación almacenada.
Es soporte de una gran parte del conocimiento explícito de la organización y
permite reutilizar experiencias dokusi proporciona además otras herramientas operativas de apoyo a la Gestión de la documentación.
