Firmar documentos electrónicos tiene grandes ventajas sobre la firma en papel: mejora la experiencia del usuario, es más eficiente, legalmente vinculante y, sobre todo, infinitamente más seguro. La firma electrónica es ágil y sencilla. Además, es jurídicamente vinculante en Europa, EEUU y Latinoamérica.
firmar documentos electrónicos es más eficiente
Para finalizar una venta o un contrato, con demasiada frecuencia, destinamos mucho tiempo a rellenar papeles y gestionarlos. Esto puede convertirse en una pesadilla porque dedicamos demasiado tiempo a realizar tareas administrativas repetitivas en lugar de lograr objetivos efectivos.
Este es el principal motivo de la transformación digital: todo el mundo está optimizando el tiempo de sus procesos de negocio. firmar documentos electrónicos puede ser otro paso para acelerar su negocio.
Ya no es necesario esperar a que los directivos se encuentren físicamente en la oficina para firmar documentos: firmar, imprimir, escanear y publicar manualmente un documento, archivar manualmente los documentos autorizados…
Con sus clientes, puede acelerar todo el ciclo de vida de su negocio. firmar documentos electrónicos
- Ayuda a cerrar contratos más rápidamente.
- Permite ahorrar tiempo en la creación y cierre de contratos
- Permite que todos, dentro y fuera de la organización, firmen en cualquier momento desde cualquier dispositivo;
- Agiliza todo el proceso de aprobación y firma y hacerlo a prueba de errores
- permitir el mismo nivel de seguridad y confianza que con los documentos convencionales
firmar documentos mejora la experiencia de usuario
La experiencia del usuario es la percepción que tiene el cliente de su interacción con su organización.
Está moldeado por los momentos de contacto que tienen con su empresa. Al aprovechar las firmas electrónicas, puede mejorar estas interacciones.
Estas firmas brindan la oportunidad de que los documentos se pueden firmar en todas partes: incluso mientras están de vacaciones, los tratos se pueden cerrar rápidamente. Piense en una oferta única en una feria. También puede firmar documentos para confirmar fácilmente la entrega de un pedido en la puerta de su domicilio.
Actualmente se puede utilizar todo tipo de dispositivos móviles, lo que hace que la firmar documentos sea extremadamente fácil de usar. No más montañas de papel para archivar. Simplemente envíe el contrato por correo electrónico (automática o manualmente) y cierre el trato en minutos.
firmar documentos es legalmente vinculante
En los últimos años, la mayoría de los países del mundo han adoptado leyes y reglamentos que reconocen la legalidad de las firmas digitales y las consideran una firma vinculante.
En Europa, gracias al reglamento eIDAS, contamos con una plataforma legal, que permite el uso transfronterizo y la validación de firmas electrónicas. En virtud de este reglamento, todos los tipos de firmas reciben el mismo trato en los tribunales.
Las firmas digitales proporcionan autenticidad y garantizan que se verifique la identidad del firmante. Esto puede ser válido en cualquier tribunal de justicia como cualquier otro documento en papel firmado. Al elegir una solución que cumpla con la normativa pertinente, se asegurará de cumplir con estos requisitos legales
firmar documentos electrónicos es más seguro que el papel
Cuando se trata de firmas, la autenticidad y la seguridad son prioridades. Cada tipo de firma electrónica ya es más seguro que una firma manual en papel.
firmar documentos con firma digital aplica siempre a todo el contenido del documento. No hay riesgo de que se hayan añadido o eliminado algunas páginas posteriormente.
Gracias la utilización de algoritmos matemáticos seguros (funciones hash), tenemos la garantía de que el documento se mantuvo sin cambios después de la firma.
Las firmas digitales también son eficientes de manera que son menos propensas a errores. Las verificaciones manuales son un riesgo mayor que los procesos automatizados.
Otra ventaja con respecto a la seguridad es que las firmas electrónicas le permiten configurar una administración de consentimientos, que es obligatoria según la ley de protección de datos personales LOPD- GDPR.
firmar documentos según el eIDAS
La normativa europea eIDAS (Reglamento de la Unión Europea Nº 910/2014, conocido como eIDAS) distingue tres niveles de firma electrónica:
El Reglamento (UE) 910/2014 define tres tipos de firma electrónica:
La firma electrónica simple: son datos en formato electrónico que utiliza el firmante para identificarse, y van asociados de manera lógica a un contenido. Por ejemplo, cuando en el pie de un correo electrónico indicamos «Saludos de Juan Manuel Cuesta»
La firma electrónica avanzada, es la firma electrónica que cumple los siguientes requisitos:
.- esta vinculada al firmante de manera única.
.- permite la identificación del firmante.
.- haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y
.- estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
La firma electrónica cualificada, una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. Este nivel hace que la carga de la prueba recae sobre el firmante, por lo que es el más empleado en el ámbito de la Administración electrónica. Es el más complejo a nivel tecnológico porque exige que el firmante disponga de un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas.
Los tres niveles de firmas electrónicas deben garantizar la integridad de los documentos que se firman. Es decir, poder probar que el documento no ha sido modificado desde que se firmó. La diferencia fundamental entre los tres niveles son las garantías de identificar al firmante.
Para firmar documentos, podría valer cualquiera de estas firmas electrónicas: simple, avanzada o cualificada. Pero no sería recomendable utilizar la firma simple cuando queremos tener mayores garantías.
Dependiendo del tipo de seguridad requerida, o del tipo de documento a securizar, podemos utilizar uno u otro nivel de firma electrónica.
No es lo mismo firmar la entrega de unos tornillos en una ferretería que una venta por valor de varios millones de euros. En el último caso, seguramente te gustará estar seguro de la identidad de la persona firmante. Al aplicar el nivel adecuado, puede encontrar el equilibrio adecuado entre la facilidad de uso y la seguridad
…sobre la normativa eIDAS:
El reglamento eIDAS se creó para establecer la confianza en las transacciones electrónicas entre personas, organizaciones y entidades gubernamentales en los Estados miembros europeos.
La confianza comienza creando reglas para la identificación electrónica y los servicios de confianza para simplificar y estandarizar las identificaciones y firmas digitales en toda Europa.
eIDAS presenta importantes oportunidades para las empresas, pero también crea nuevos requisitos
Pulsa aquí para acceder al Reglamento (UE) n ° 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014 , relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE
