La firma electrónica permite a Personas y Organizaciones a firmar documentos en soporte electrónico, tanto en persona como de forma remota.
La firma electrónica se captura fácilmente desde cualquier dispositivo móvil, creando una firma admisible a nivel probatorio.
La firma electrónica ayuda a las empresas a reducir riesgos, ahorrar recursos y crear mejores experiencias para los clientes.
Este artículo cubre las 5 claves de la firma electrónica: todo lo que necesitas saber sobre firma electrónica, incluido cómo funcionan y los beneficios legales y de seguridad.
¿Qué es una firma electrónica?
La firma electrónica se emplea para aceptar documentos en soporte electrónico con las mismas garantías que cuando se realiza la firma en papel. Ya no es necesario imprimir y guardar documentos en papel.
La firma electrónica se puede utilizar en cualquier tipo de documento privado. Resumiento: prácticamente cualquier tipo de contrato, salvo escrituras públicas. Ya sean contratos, facturas, documentos laborales, transacciones financieras, mandatos SEPA y muchos más.
La firma electrónica proporciona las suficientes evidencias de que el firmante está de acuerdo con el contenido del documento.
Por tanto, la firma electrónica es legal y segura.
¿Cómo funciona la firma electrónica?
La firmas electrónicas garantiza que el documento no se ha modificado. Además, autentica al firmante.
En el ámbito de la firma remota, se traza y almacena la información del firmante en cada etapa del proceso de firma.
Al igual que las firmas manuscritas, la firma electrónica es única para cada firmante.
Para garantizar que su organización siga las mejores prácticas de firma electrónica, asegúrese de ofrecer incorporación y capacitación a los empleados sobre cómo funcionan las firmas electrónicas.
Los clientes también pueden apreciar instrucciones breves si están utilizando firmas electrónicas por primera vez. Es una buena idea probar una solución de firma electrónica para asegurarse de que sea la adecuada para su negocio y se integre en los otros sistemas que está utilizando.
También debe asegurarse de que la solución que elija cumpla con los estándares de firma electrónica locales y de la industria.
¿Cuáles son los beneficios de la firma electrónica?
A medida que las empresas avanzan hacia la automatización y la transformación digital, las firmas electrónicas se están convirtiendo en una necesidad comercial y en un reemplazo legítimo de las firmas húmedas.
Estos son algunos de los beneficios de la firma electrónica:
- Eliminar el papel: reduzca el uso de papel, la firma electrónica reduce la cantidad de papel necesaria y puede ayudar a las organizaciones en su camino hacia la eliminación del papel.
- Mayor flexibilidad: puede firmar desde cualquier lugar, lo que facilita la realización de negocios desde una ubicación remota o sobre la marcha.
- Costos reducidos: las firmas electrónicas pueden ayudar a las organizaciones a ahorrar dinero. Ayudan a acelerar los flujos de trabajo para ahorrar tiempo y aumentar la productividad y reducir el costo de impresión, envío postal y gastos de almacenamiento de archivos.
- Reducción de errores y riesgos: la seguridad avanzada y los métodos de autenticación digital reducen los riesgos y los formularios se pueden completar previamente, lo que evita errores humanos. Las firmas electrónicas también proporcionan una pista de auditoría que es útil para garantizar el cumplimiento.
- Eficiencia mejorada: el flujo de trabajo de aprobación está automatizado, lo que permite a los propietarios de documentos ver claramente quién ha firmado y cuándo, y un proceso simplificado aumenta la productividad de los empleados. El software de firma electrónica a menudo tiene una herramienta de tablero que le permite rastrear fácilmente qué documentos están esperando una firma, lo que acelera los procesos que anteriormente pueden haber tomado semanas. El software también almacena documentos firmados, lo que facilita su localización.
- Mejor UX: firmar un documento con el software de firma electrónica es rápido y sencillo. Crea mejores experiencias tanto para los clientes como para los empleados. Además, las soluciones de firma electrónica se pueden integrar fácilmente en los sistemas que ya utilizan sus empleados.
¿La firma electrónica es legal?
En una palabra, sí. La firma electrónica ofrecen más garantías que las firmas tradicionales en papel
En todos los países de la unión europea se reconoce las firmas electrónicas con la Directiva eIDAS. El reglamento eIDAS (identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza) es una ley de la UE que supervisa la identificación electrónica, incluidas las firmas electrónicas, y el software de firma electrónica como firmar.online cumple con eIDAS.
¿Quién utiliza la firma electrónica?
Tanto la Administración Pública como la empresas de todos los sectores se benefician del uso de soluciones de firma electrónica.
A medida que crece el trabajo remoto, más y más organizaciones han encontrado que la firma electrónica es esencial para su negocio.
Las firmas electrónicas se utilizan a menudo en organizaciones de todos los tamaños (pequeñas empresas, PYMEs y grandes corporaciones) para propósitos muy diferentes:
- Administración Publica
- Sector salud
- Fuerza de ventas
- Contratos laborales: Recursos humanos e incorporación de empleados
- Banca, Seguros, Servicios financieros…
La firma electrónica te ofrecen una gran mejora mejor en la gestión de contratos facilitando los procesos y aumentando la productividad
La firma electrónica reduce costes, permite trabajar en remoto y cerrar negocios más rápido.
El uso de firmas electrónicas puede ayudar a las organizaciones a acelerar el crecimiento y aumentar los ingresos.
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