La firma digital aporta innumerables ventajas con respecto a los procesos tradicionales en papel. En este artículo nos centramos en los beneficios para el trabajo en remoto.
Cuando las Personas trabajan en la oficina, se generan copia en papel para muchos documentos. En ocasiones, estas copias en papel se firman y se escanean para enviarse por correo electrónico. Esto genera infinidad de copias en papel firmadas en archivos AZ.
Queremos destacar los siguientes beneficios de la firma digital para Equipos de trabajo
La firma digital mejora la productividad del trabajo en remoto
La gestión documental en papel es engorrosa. Además de generar mucho trabajo en el momento de guardar el documento, se gasta mucho tiempo cuando se necesita acceder al documento en cuestion.
Cuando se hace necesario firmar un papel, muchas veces pasan días hasta que llega al gerente o la persona interesada… y más días para gestionarlo y devolver al archivo.
Cualquier mejora en este proceso es bienvenido en las Organizaciones.
Las Empresas ya han digitalizado la mayor parte de su gestión documental, pero el problema viene cuando se tiene que firmar un documento por su repercusión legal.
La firma digital ayuda a aumentar la productividad. Reduce todos los tiempos de espera en el proceso de firma y archivo del documento. para que se firmen tanto contratos electrónicos como documentos de todo tipo.
La firma digital mejora la seguridad de la información para el trabajo en remoto
Los sistemas de información son más fiables y seguros que el papel. Cuentan con diferentes capas de seguridad en las comunicaciones y copias deslocalizadas que se mantienen en el tiempo
Aunque siempre existen ciertos riesgos, la fiabilidad de la gestión documental digital es mucho más alta.
Los documentos en papel tienen muchos más riesgos: se pueden mojar, robar, perder o destruir fácilmente. Nunca se encuentran cuando se necesitan.
Con copias electrónicas de documentos y muchos niveles de cifrado y medidas de seguridad para protegerlos, los documentos digitales tienen una ventaja en el departamento de seguridad y protección de datos.
El software de autenticación de firmas también ha mejorado con el tiempo, asegurando que la falsificación de documentos electrónicos sea menos peligrosa.
La firma digital ahorra costes en el trabajo en remoto
Reduce los costos de impresión y papel mientras ahorras espacio y horas de mano de obra al archivar.
Ejecutar la administración de contratos mediante un software de gestión de documentos y la firma electrónica ofrece la oportunidad de ahorrar una cantidad considerable de dinero
Además, hay un importante ahorro de costes en logística, ya que la firma electrónica hace que no se necesiten servicios de mensajería.
El personal se puede concentrar en el trabajo de alto valor
A veces, las empresas no crecen porque sus empleados más valiosos se atascan en tareas repetitivas.
Por ejemplo, una organización tiene un gerente de operaciones con una maestría en gestión de proyectos que quiere acelerar el proceso de aprobación de nuevos proyectos.
En estos entornos de trabajo acelerados y altamente digitalizados, en los cuales un profesional puede ser equipado con un software para evitar tanto el trabajo administrativo, como el envío de sugerencias de firmas.
Con el objeto de ganar tiempo para concentrarse en tareas de calidad, este Director podría contribuir con su conocimiento y hacer un buen uso de la experiencia.
Sistemas más simples
Los sistemas más simples a menudo conducen a una acción más rápida y un crecimiento más sostenible para una organización.
Por ejemplo, los empleados corporativos pueden hacer la vida más fácil para los demás y para ellos mismos al tomar medidas automatizadas en ciertas tareas operativas, tales como contratar supervisores para aprobar aprobaciones presupuestarias o firmar contratos para nuevos empleados.
Las mejoras de automatización ahora permiten a los representantes determinar exactamente qué páginas firmar en un documento para que los firmantes no se pierdan una página. Este problema ha complicado durante mucho tiempo el proceso de firma de documentos.
Hay muchas industrias en las que las herramientas de firma electrónica pueden ayudar, y todos los departamentos de una empresa se ven afectados positivamente por la implementación de un sistema de firma electrónica: recursos humanos, contabilidad, marketing, ventas, etcétera.
Tiempos de implementación más rápidos
Los sistemas más optimizados conducen a tiempos de implementación más rápidos
Sí, contratar a las personas adecuadas para que puedan estar trabajando en remoto efectivamente es inmensamente valioso, pero equiparlos con las herramientas adecuadas es un punto clave.
Si una empresa quiere crecer y escalar, la agilidad esto es crucial; y el uso de servicios de firma digital contribuye a garantizar esta agilidad en la gestión de documentos.
Del lado del cliente, las aplicaciones de firma electrónica también podrían proporcionar un valor agregado significativo.
Tal es el caso cuando es necesario hacer el papeleo para incorporar a un cliente, permitiendo que ambas partes se pongan a trabajar de inmediato, lo que casi siempre conduce a una mayor experiencia y satisfacción con la marca.
