Los ECM ( Enterprise Content Management) o Gestión de Contenidos Empresariales son aplicaciones que se están imponiendo en las organizaciones excelentes. Realmente ECM es un término genérico que engloba soluciones de gestión documental, gestión de contenidos web, colaboración, gestión de registros, gestión de activos digitales DAM, gestión de flujos de trabajo, captura y digitalización de elementos integrado con firmas electrónicas de larga duración, etc…

El objetivo principal de un ECM es facilitar la gestión corporativa en cuanto al almacenamiento, seguridad, control de versiones y flujos de trabajo.En definitiva los ECM mejoran la eficiencia mediante la reducción de costes y mejora en el control.

 

Ejemplo de mejora administrativa:

 

Una organización Digitaliza las facturas de proveedores mediante un sistema de digitalización certificada. Este proceso homologado por hacienda permite deshacerse de las facturas recibidas en papel y conservarlas en formato electrónico mediante firma electrónica de larga duración. El sistema de gestión de contenidos ECM, en nuestro caso Alfresco, recoge esa factura con los metadados asociados a la factura que se han extraido mediante un sistema de OCR en el proceso anterior. El motor de flujos de trabajo hace que dependiendo de las caracteristicas de la factura, realiza una acción u otra. Es decir,si la factura es mayor a x la aprobación de la factura la hace el director financiero, en caso contrario el responsable del departamento puede aprobarla. Este sistema de aprobación se hace mediante procesos muy sencillos al alcance de todos.

 

Con este simple proceso, la empresa se ahorra el espacio de almacenamiento de los documentos en papel, la factura original no viaja a través de departamentos para ser aprobada con el riesgo de perderla, mayor seguridad, mejora en la localizacion de las mismas…

 

Características:

 

1.- Centralización de la documentación/contenido.

 

La implantación de un gestor documental acompañado de las adecuadas políticas de empresa trae consiguo la centralización lógica de la documentación, es decir toda la documentación relevante de la organización esta en un único sitio. Conviene recalcar lo de «lógico» porque aunque los mecanismos de acceso pueden ser múltiples (Vía web, FTP, Webdav, correo electrónico…) e incluso el contenido físico puede estar distribuido en N localizaciones físicas el gestor de contenido nos brinda un repositorio único y coherente para todos los accesos.

 

La centralización obviamente no es un objetivo final, pero de ello se desprenden al menos estas ventajas:

 

– Es más fácil establecer los mecanismos de redundancia y seguridad de la infraestructura.

– Facilita la ejecución de las copias de seguridad.

 

En muchos casos estos beneficios se pueden obtener simplemente utilizando algún tipo de carpeta compartida de red, pero se pierden o se complica la obtención del resto de beneficios derivados del uso de un gestor de contenidos.

 

2.- Flexibilidad al establecer permisos

 

Los gestores de contenidos suelen ofrecer un sistema de permisos más granular y más fácil de utilizar que los ofrecidos por el almacenamiento directo en disco o una unidad de red.

 

3.- Posibilidad de auditar el uso del contenido

 

Los gestores de contenido suelen ofrecer mecanismos que permiten auditar las operaciones realizadas en los contenidos. En algunos contextos esto puede ser un requisito legal o una política de supervisión de la organización.

 

4.- Clasificación y localización de contenidos

 

Los gestores de contenidos suelen permitir acompañar los contenidos con metadatos que nos pueden dar información sobre el contexto de un contenido: procedencia, destino, ciclo de vida del documento, categorización….

 

Esta información junto con los sistemas de búsqueda y una buena clasificación y estructuración de los contenidos permite localizar de una forma más ágil y eficaz los documentos y contenidos necesarios.

 

5.- Control de flujos de trabajo

 

Tomando como referencia y base los metadatos que componen el contexto de un contenido muchos gestores de contenido permiten definir flujos de trabajo que automatizan la gestión del ciclo de vida de un documento.

 

Ya sea en su vertiente más cercana al contenido o al documento, por ejemplo moviendo automáticamente los documentos a un archivo en base a los periodos de vigencia o retención, o ya sea utilizando los contenidos como ejes centrales y conductores de los procesos de gestión de una organización, por ejemplo mediante procesos de aprobación para ciertos documentos.

 

En algunos casos se ofrecen unos flujos ya predefinidos y en casos más avanzados se integran en el gestor mecanismos y herramientas para definir dichos proceso, por ejemplo motores de reglas o motores de BPM para la definición de procesos de negocio.

 

6.- Integración con aplicaciones de terceros

 

El contexto adicional que un gestor de contenidos otorga a los documentos permite hacer integraciones con aplicaciones de terceros sin perder por ello la centralización de los documentos u otras características propias del documento. Esto es especialmente cierto si la integración ha de darse con múltiples aplicaciones y estas no colaboran entre si, ya que en este caso el gestor documental se convierte una vez más en el punto central y único desde un punto de vista lógico.

 

Es evidente que si en lugar de dos aplicaciones que almacenen contenido tenemos más la complejidad y el problema aumenta alarmantemente. Aunque en ningún caso la solución de esta problemática es trivial, los gestores de contenido si que juegan un papel importante.

 

– Se presentan como punto central único y natural para albergar los contenidos de tal forma que se clarifica la estrategia aseguir, en un caso óptimo todas las aplicaciones revertirán y consumirán los documentos o contenidos que requieran desde el gestor.

 

– Permite añadir información contextual (metadatos) a los archivos. Los metadatos pueden ser claves a la hora de relacionar uncontenido con una o varias aplicaciones. Ya no estamos limitados a la ubicación física o al nombre de un contenido para establecersu relación con una aplicación.

 

– Ofrece mecanismos de comunicación adecuados para la integración, por ejemplo servicios web tipo SOAP o REST.

 

– Los contenidos subidos al gestor de contenido pasan a tener las mismas funcionalidades y posibilidades que el resto de contenidos.

 

 

edatalia, junto con su partner Binovo Human IT, apuesta por la solución ECM Alfresco por las siguientes razones:

 

– Es lider en gestion de contenidos empresariales de codigo abierto. Las aplicaciones tradicionales están limitadas por costes elevados, gran complejidad cuya consecuencia es no llegar a utilizarse y la falta de control por parte del cliente que le permita cambiar de proveedor para una misma herramienta con soluciones distintas.

 

– Bajo coste, simplicidad y libertad de elección.

 

– Ofrece soluciones a bajo coste