¿Por qué Alfresco como gestor documental o gestor de contenidos?
Esto no pretende ser una guía exhaustiva de las funcionalidades de Alfresco, para una guía más exhaustiva se puede consultar la página web oficial de Alfresco. En este apartado destacaremos las soluciones que Binovo ha desarrollado para alfresco, modulo al que llamamos extensiones Binovogestión.
Integración con API de Firma electrónica.
Esta extensión permite firmar electronicamente los documentos existentes en el repositorio de forma automática (mediante la API de firma electrónica) y manualmente con certificados en local (mediante el Applet de firma).
En el siguiente vídeo se puede ver la integración de la firma digital en Alfresco, mediante un Applet de firma.
Gracias a esto incluso aquellos documentos de tipo PDF de solo imagen pueden ser buscables.
Buscador Alfresco Gestión
Alfresco dispone de diferentes pantallas y mecanismos para que los usuarios puedan hacer búsquedas, desde los filtros de contenido por categorías o etiquetas hasta la búsqueda “tipo Google” pasando por las pantallas de búsqueda avanzadas.
La pantalla de búsqueda avanzada por defecto en el interfaz web de Alfresco nos permite realizar búsquedas en base a algunos de los meta-datos de los documentos subidos pero hay usuarios a las que esta pantalla no les resulta intuitiva o suficientemente completa.
Por ello incorporamos un buscador adicional que al estilo de los buscadores de múltiples aplicaciones de escritorio nos permite construir la búsqueda seleccionando diferentes campos y las condiciones que estas deben cumplir.
Enlaces entre documentos
En el interfaz web clásico de Alfresco existe la posibilidad de generar enlaces a un documento desde otro punto del repositorio. Estos enlaces se representan en el repositorio con un icono especial y al hacer clic en ellos nos llevan hasta el documento destino.
Esta funcionalidad es útil por ejemplo para poner un enlace a un documento de uso general al que tenemos que acceder con asiduidad pero que no esta en nuestra carpeta de trabajo habitual. Por ejemplo en la raíz de carpetas para gestionar un proceso podríamos tener un enlace directo al manual de calidad en el cual se explica como se debe llevar a cabo dicho proceso.
El interfaz actual de Alfresco, denominado Share, soporta este tipos de enlaces pero por defecto no ofrece ningún mecanismo para crearlos. El módulo de Extensiones de Gestión lo dota de esta funcionalidad.
Gestión de expedientes
Una de las necesidades más recurrentes y solicitadas por los usuarios de gestores documentales es la de relacionar documentos entre sí, por ejemplo para indicar que un conjunto de documentos son todos parte de un mismo proceso o expediente.
Este expediente podría ser reflejado en Alfresco simplemente incluyendo todos los documentos relacionados en una carpeta común, sin embargo este enfoque se ha mostrado poco realista ya que muchas veces la estructura lógica de carpetas contraviene esto. Por ejemplo si tengo una estructura jerárquica de carpetas para gestionar toda la documentación financiera, incluidas las facturas, no tendría sentido que sacase de allí una factura concreta y la moviese a la carpeta que contiene toda la documentación de un proyecto concreto.
Este problema podríamos solucionarlo duplicando la factura, pero esto contraviene el principio de documento único que precisamente estamos buscando al instaurar una plataforma de gestión documental.
También podríamos simplemente usar uno de los enlaces mencionados en el punto inmediatamente anterior, pero en tal caso simplemente tendríamos el acceso directo al documento y al hacer clic dejaríamos la carpeta del expediente perdiendo así el rastro y la navegabilidad a lo largo del expediente.
Idealmente el documento debería estar en dos lugares a la vez (a esto se le denomina multi-filing) y aunque esto es técnicamente posible según el modelo de contenido de Alfresco sus interfaces web no lo exponen ni dan al usuario una forma sencilla de llevarlo a cabo.
Como mecanismo alternativo en Binovo hemos desarrollado un tipo de documento denominado “Expediente”. Una vez creado un expediente podremos seleccionar documentos e indicar que son parte de ese expediente.
Los documentos de tipo “Expediente” se visualizan como un documento más en el repositorio, aunque tienen un icono característico para su fácil identificación. Al abrirlos en el interfaz web se nos muestra un resumen del expediente así como una lista que nos da acceso directo a cada uno de los documentos que forman parte del expediente. La vista resumen es imprimible y se genera a partir de una plantilla que puede ser personalizada fácilmente.
De la misma forma cuando en el repositorio estamos visualizando un documento que es parte de un expediente tenemos un acceso directo al expediente. Esto completa el círculo haciendo que sea muy simple llegar a todos los documentos que componen un expediente a partir de un documento.
Los documentos de tipo “Expediente” incluyen un título y descripción. Gracias a estos meta-datos podremos buscar un expediente concreto mediante los mecanismos de búsqueda de Alfresco. El tipo de “Expediente” esta pensado para que pueda ser extendido con meta-datos adicionales de tal forma que para cada cliente puedan crearse tipos de expediente especializados que incorporen otros datos y criterios de búsqueda de expedientes.
