Cualquier persona física o jurídica puede facturar de forma electrónica. Para facturar se requiere un certificado digital reconocido (www.aeat.es), ya que la factura tiene que estar firmada electrónicamente.
Desde noviembre de 2010 y por la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público es obligatorio facturar a la Administración Pública electrónicamente en formato XML Facturae.
La implantación de este nuevo sistema no debería modificar los procedimientos actuales de la empresa, tan sólo cambia el soporte de factura que pasa del papel al electrónico y el modo de entrega ya que podemos prescindir del envío postal. Por ello, es importante seleccionar una aplicación que, respetando el sistema de gestión de la empresa, sea capaz de integrarse con él de una forma sencilla. No debemos olvidar que el objetivo de la eFacturación es mejorar la eficiencia y rentabilidad del proceso. Esta es la premisa principal de nuestras soluciones y de los proyectos que llevamos a cabo.
La factura electrónica no termina de poner de acuerdo a emisores y receptores. Demasiadas soluciones propietarias y fuera de los estándares establecidos son las causantes del bajo nivel de penetración de la eFactura en la pyme. Hemos oído demasiadas veces comentarios como \\\»lo estoy deseando, pero mis proveedores utilizan sistemas tan diversos y variados que me hacen imposible aceptar la eFactura\\\» o \\\»debo imprimir las eFacturas que recibo porque no sé qué hacer con ellas\\\».
Desde nuestra experiencia, para que un sistema de facturación electrónica tenga éxito debe proporcionar ventajas y facilidades tanto a emisor como a receptor. El emisor debe saber que el receptor tiene una serie de obligaciones para con la eFactura. Por ello, debe preocuparse de hacer las cosas de manera que facilite las tareas al receptor. El emisor se debe preocupar de sus clientes, de quiénes son, en qué sector o mercado operan, cuál es su capacidad tecnológica, de qué medios disponen…
Por nuestra experiencia acumulada en las decenas de proyectos en los que hemos participado las 10 claves a la hora de seleccionar una solución son:
La solución seleccionada debe integrarse con mis sistemas actuales y facilitar las tareas de firma, envío y archivo.
No debe modificar mis procedimientos actuales. Es decir, queremos seguir generando las facturas como hasta ahora.
No es recomendable depender de terceros. Las facturas deben llegar directamente del emisor. Mis clientes recibirán las eFacturas dónde y cómo quieran.
Se debe seleccionar un formato de eFactura estándar y de uso extendido (PDF y/o XML).
No debo olvidarme de aquellos clientes que quieren seguir recibiendo las facturas en papel. Están en su derecho.
La solución seleccionada debe adaptarse a mis clientes y por tanto debe convivir con facturas en papel y electrónicas de una forma eficiente.
No puedo hacer que mis clientes incurran en gastos para validar las firmas.
No puedo hacer que mis clientes instalen visores o validadores adicionales.
Lo ideal es que mis clientes utilicen para recibir y validar las facturas sus propios medios.
Por todo ello, la confianza es la clave y debo preocuparme de generar, firmar y enviar las facturas tal y como quieran mis clientes.
De igual forma, como receptor debo fijar unas políticas de recepción de facturas. Para ello debo ser exigente pero coherente con mis proveedores, mi sector, mis capacidades técnicas, los estándares de mercado, la normativa y recomendaciones de la AEAT…
Algunos beneficios:
Disminución de costes de impresión y almacenamiento. El proceso de e-facturación no requiere papel con lo que se reducen los costes de consumibles (papel, toner, faxes, fotocopias, sellos, sobres, etc). También se eliminan los espacios físicos de almacenamiento. El archivo electrónico es más ágil y seguro.
Disminución de costes de envío o transporte de las facturas. Desaparecen los costes del correo postal (sellos, sobres, etc) o del servicio de mensajería.
Disminución de tiempos de operación y envío. Los clientes dispondrán de la factura en el mismo momento que se genera. El proceso garantiza la entrega de las facturas al 100% de los destinatarios.
Mejora la disponibilidad y fiabilidad de los datos: la e-firma dota de seguridad al proceso. Se permiten accesos simultáneos y validaciones remotas. Se facilitan los procesos de auditoría.
