En ocasiones, dada la casuística especial de una organización o dado el gran volumen de documentos y contenidos a gestionar se hace necesario un gestor de contenidos empresariales.
Cuando el volumen de documentos, contenidos y/o datos es elevado se recomienda el uso de un gestor. También se hace interesante cuando es necesaria la explotación de la información contenida en estos documentos y/o contenidos. No se trata de un repositorio o un contenedor de documentos, se trata de un gestor de información (datos). En este sentido, en edatalia tarbajamos entre otros gestores con Alfresco ya que permite:
– Configuración sencilla de directorios y carpetas
– Gestión sencilla de usuarios y permisos
– Se podrá subir cualquier tipo de documento: pdf, xls, doc, correo, fotos, planos…
– Subida de documentos desde diferentes fuentes: escáner, Correo electrónico, Fax, Archivo
– Generación de docs en base a plantillas creadas
– Control de versiones de plantillas y documentos
– Creación y gestión de expedientes: factura + (albaranes, mails, pedidos, acuerdos, tarifa precios…)
– Indexación de todos los datos de los documentos (OCR). Incluso para imágenes escaneadas.
– Extracción de datos concretos de forma automática en base a plantillas pre-configuradas
– Control de accesos con Certificados Digitales o Usuario/Pss
– Firma y verificación de cualquier tipo de documentos
– Módulo de work-flow de validaciones
Se trata en cualquier caso de otra de las aplicaciones que nos permiten orientar a nuestros clientes al concepto de \»Oficina sin Papeles\». Con firma electrónica y gestores de contenido de este tipo, ya es posible gestionar la organización en base a datos y documentos electrónicos.