Según la Ley 59/2003, la firma electrónica es un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Es decir una firma escaneada podría entenderse como una firma electrónica pero no tiene ninguna validez legal.
La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.
Por lo tanto un documento convenientemente firmado tiene total validez legal en formato electrónico. Este hecho tiene especial interés en proyectos de gestión documental. Una organización puede gestionar el ciclo de vida de sus documentos en formato electrónico.
